AUMENTARE LA PRODUTTIVITA’:
I consigli di Justin Rosenstein, l’uomo che ha inventato lo strumento di produttività di Facebook.
1. Ottimizzate l’ambiente
Eliminate ogni distrazione. Il multi-tasking vi fa sentire produttivi, ma è solo un inganno. Le ricerche, infatti, dicono chiaramente che riduce la produttività. Ecco allora quel che dovete fare prima di mettervi all’opera:
– Servitevi della funzione “Non disturbare” del vostro smartphone;
– Se lavorate al pc, chiudete le finestre del browser che non si riferiscono a quel che state realmente facendo;
– Se è necessario lavorare anche via mail, usate la funzione che vi permette di inviarle senza visualizzare quelle in arrivo;
– Disattivate le notifiche delle mail quando possibile;
– Abbandonate l’idea di mantenere aperte le vostre chat.
Sappiate anche trovare il vostro “flusso di tempo”. In altre parole, imparate a immergervi nelle mansioni del giorno senza interrompere costantemente il lavoro. Come?
– Stabilite periodi in cui non potete essere disturbati. Tre ore di tempo per un “meeting con voi stessi”, per esempio, in cui vi dedicherete a questo o a quell’incarico senza dovervi occupare d’altri mille problemi irrisolti;
– Se possibile, stabilite insieme ai colleghi un giorno della settimana in cui non ci sarà alcuna riunione di gruppo;
– Cercate di capire a quale momento della giornata è meglio riservare ogni singola attività. Tenete gli incarichi più pesanti per le ore in cui vi sentite Superman. Io, ad esempio, dopo attente ricerche ho capito di toccare il picco di produttività intorno alle dieci del mattino.
Padroneggiate, infine, i vostri strumenti. È del tutto normale vedere la produttività ridursi con il passare delle ore, ma i mezzi di cui vi servite devono e possono aiutarvi.
– Imparate le scorciatoie dei software in uso;
– Ogni volta che usate il mouse, verificate se esiste un modo più rapido per procedere con i tasti.
2. Ottimizzate la mente
Prendetevi pause regolari. Non è vero che più starete al lavoro più lavorerete. Al contrario, poiché l’uomo non è un robot, avrà bisogno di riposarsi periodicamente. Una buona regola, ad esempio, è quella di fermarsi per 15 minuti ogni 90.
Cominciate a meditare.
Abbiate cura del vostro corpo. Come? Idratatevi, mangiate bene, assumete integratori quando necessario, fate esercizio fisico (anche questo aumenta la produttività), prendete l’abitudine di digiunare una volta al mese, sfruttate il tempo prima e dopo il lavoro per ricaricarvi di energia.
Smettete di procrastinare ogni cosa. Affrontate le fonti di disagio.
Il modo giusto per farlo è, prima di tutto, essere onesti con se stessi. Occorre capire perché una certa attività ci disturba e trovare la strada per renderla più agevole. E se proprio non è possibile rinunciare alla tentazione di posticipare questo o quell’incarico, che almeno la procrastinazione sia una “procrastinazione strutturata”, come teorizza il professor John Perry dell’università di Stanford.
3. Ottimizzate i procedimenti
Elaborate un piano di lavoro chiaro. La scarsa produttività dipende molto spesso dall’incapacità di cogliere le priorità. Dovrete allora essere consapevoli di quel che serve davvero per raggiungere gli obiettivi.
– Non muovete un passo finché non siete certi che sia necessario (e, quando serve, condiviso dal vostro team);
– Chiedetevi quale obiettivo avete, come si può realizzare, in che ordine si deve procedere.
Socializzate. È vero, qualcuno preferisce lavorare in totale solitudine. Ma per i compiti più complessi l’isolamento può rivelarsi controproducente.
– Cercate un compagno con cui collaborare. Il giusto partner può aiutarvi a ridurre anche di molto il tempo di lavoro. Si chiama “pair programming” e, diffuso nel software engineering, può essere esteso a tanti altri settori;
– Se proprio non trovate una persona che possa affiancarvi, aiutatevi da soli prendendo in mano carta e penna. Scrivete, cioé, le vostre “grandi domande” e andate in cerca delle migliori risposte. La scrittura aiuta a ragionare, provare per credere.
Fissate una scadenza pubblicamente. Assumersi un impegno davanti a tutti è un ottimo incentivo per la produttività. E anche quando una scadenza naturale manca, stabilirla può essere la strategia vincente.
Usate i software per tenere sotto controllo il lavoro. Il vostro, sicuramente. Ma se possibile anche quello dell’intero team. Questo vi permetterà di evitare le classiche riunioni che non finiscono mai e quella caccia alle mail che risulta sfiancante.
Riservatevi del tempo per riflettere. Qualche minuto al termine della giornata è sufficiente per capire cosa è andato storto e cosa va migliorato strada facendo. Provate a pensare a quanto crescerebbe la vostra produttività annuale se ogni giorno faceste un piccolo passo.
- Aumentare la Produttivita’: by Justin Rosenstein©
